办公自动化应用-制定个人工作计划

办公自动化应用-制定个人工作计划

日子在弹指一挥间就毫无声息的流逝，又迎来了一个全新的起点，是时候静下心来好好写写计划了。计划怎么写才能发挥它最大的作用呢？以下是小编为大家收集的办公自动化应用-制定个人工作计划，仅供参考，希望能够帮助到大家。

一、任务情境

小刘在一家公司做办公室文员工作。在今天上午的例会上，经理要求公司的每位员工根据自己的工作和职责制定一份本年度的个人工作计划。

小刘根据工作职责利用WORD软件制定出个人工作计划，并进行简单的编辑和排版。

用到的方法：

文字录入的方法与技巧。

文本的基本编辑操作。

字符格式化的方法。

段落格式化的方法。

简单的页面设置及打印。

文档的保存方法。

文件与文件夹的日常管理。

二、任务分析

工作计划的内容一般只包含文字，属于文字型文档。一份标准的文字型文档通常具有以下特征：

文档标题位于页面正中，字体较正文字体偏大，具有醒目、概括的作用。

正文部分字体大小适中，段落结构清晰，再设置以适当的文字格式，便可具有规范、美观的效果。

文档结尾的落款一般位于页面偏右侧，要求简明、清晰、大小适中。

三、页面设置

通常很多用户是在完成文字录入、编辑和排版工作之后，在打印文档之前，才进行页面设置。事实上，这种方式是不恰当的，因为页面设置可以改变纸张大小、页边距、版面等整体的页面结构和布局，容易导致已排好的版面重新发生错乱。因此，在输入具体内容之前应首先进行页面设置。

1、设置纸张

（1）设置纸张大小

操作步骤：

切换到【页面布局】选项卡，单击【页面设置】选项组中的【纸张大小】按钮，在弹出的下拉列表中选择“A4（21厘米×厘米）”即可。

提示

除Word提供的纸张大小外，还可以根据实际需要自定义纸张大小。

操作步骤：单击下图下拉列表中的【其他页面大小】选项，弹出【页面设置】对话框；在【纸张大小】下拉列表中选择“自定义大小”，在【宽度】和【高度】微调框中设置所需大小。

（2）设置纸张方向

操作步骤：

在【页面布局】选项卡中，单击【页面设置】选项组中的【纸张方向】按钮，在弹出的下拉列表中选择“纵向”。

2、设置页边距

“页边距”是指文档内容与页面顶端和底端的距离，包括：上边距、下边距、左边距和右距。在页边距的可打印区域中插入图片、页眉和页脚等，可使文档更加美观。

可以通过下面的方法设置页边距：切换到【页面布局】选项卡，单击【页面设置】选项组中的【页边距】按钮，在弹出的下拉列表中找一下有没有想要的页边距，如果没有，可以选择【自定义边距】选项进行自定义设置。

四、输入文本内容

1、选择汉字输入法的方法

（1）使用鼠标单击任务栏上的输入法图标，从弹出的菜单中选取汉字输入法。

（2）使用键盘上的“Ctrl+Space”组合键，可以进行英文输入法和默认中文输入法之间的切换。

（3）使用键盘上的“Ctrl+Shift”组合键，可以在各种汉字输入法之间进行切换。

2、输入文本内容

在录入文本内容过程中，应先进行单纯录入，然后再进行编辑排版。

单纯录入的原则：

（1）不要使用空格键进行字间距的调整以及居中方式、段落首行缩进等设置。

（2）不要使用回车键对段落间距进行调整，当一个段落结束时，才按回车键。

（3）不要使用连续按回车键产生空行的方法进行分页设置。

输入文本内容

3、输入符号和特殊符号

文档中除包含文字外有时还会包含一些符号和特殊符号。例如，需要录入符号“★”，操作步骤为：

（1）将光标定位到需要录入符号的位置，切换到【插入】选项卡，单击【符号】选项组中的【符号】按钮。

（2）在弹出的下拉列表中选择需要输入的符号，若没有需要的符号，可选择【其他符号】选项。

（3）在弹出的对话框中，选择需要插入的符号“★”，如下图所示。

（4）插入日期和时间

在个人工作计划文档的末尾落款处插入当前日期，具体操作步骤：

1.将光标插入点定位到文档落款需要添加日期的位置。

2.切换到【插入】选项卡，在【文本】选项组中单击【日期和时间】按钮。

3.在弹出的【日期和时间】对话框中，选择需要的日期格式，单击【确定】按钮即可。

插入后效果如下图所示。

五、文本的基本编辑操作

1、选定文本

（1）选定任意长文本

将鼠标指针移动到需选定文本区的开始处，按下鼠标左键，拖动鼠标至要选定文本区的末端，然后松开鼠标左键。这时，被选定文本以反白形式显示，如果要取消选定区域，在任意位置单击鼠标左键。

技巧

碰到文本比较长时，拖动鼠标会非常不方便。可以采用下面的方法选定大区域文本：将鼠标指针置于需选定文本的开始位置，然后再将光标移动到需选定文本区的末端并同时按下“Shift”键。

（2）选定一行、一段文本和整篇文档

将鼠标指针移到起始行左边的选定栏上，当鼠标指针形状变为指针时，单击鼠标左键一次可选定一行文本，单击左键两次可选定该行所在段，单击左键三次可选定整篇文档。

（3）选定连续的多行文本

将鼠标指针移到起始行左边的选定栏上，当鼠标指针形状变为指针时，按下鼠标左键向上或向下拖动即可选定连续的多行文本。

2、移动和复制文本，以及撤销命令。

技巧

按下“Ctrl+C”组合键，可快速将选定内容复制到剪贴板。

按下“Ctrl+X”组合键，可快速将选定内容移动到剪贴板。

按下“Ctrl+V”组合键，可快速将选定内容复制到目标位置。

按下“Ctrl+Z”组合键，可快速撤销上一步操作。

3、删除文本

选定需要删除的文本，单击键盘上的“Delete”键，即可将选定内容删除。

在Word窗口底部的状态栏上能够进行“插入／改写”的状态显示，“插入／改写”状态可根据需要通过单击键盘上的“Insert”键进行切换。

六、设置文本格式

格式要求如下图所示

1、设置标题格式

（1）选定标题行

（2）设置标题行格式

切换到【开始】选项卡，在【字体】选项组中单击【字体】文本框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择需要的中文字体。

（3）同样的方法可进行字号、字型和字符颜色的设置。

（4）在【段落】选项组中，单击【居中】按钮即可使标题文字居中显示。

2、设置正文格式

（1）设置段落格式

设置首行缩进为“2字符”的`具体操作步骤：

1.选定需要进行首行缩进的段落。

2.切换到【开始】选项卡，单击【段落】选项组右下角的启动按钮，弹出【段落】对话框。

3.在【缩进和间距】—【缩进】—【特殊格式】下拉列表中选择“首行缩进”，在【磅值】下拉列表中选择“2字符”。

4.单击“确定”按钮，即可完成选中段落的首行缩进。

设置行间距的具体操作步骤：

在【段落】选项组中，【行距】下拉列表中选择“多倍行距”，在【设置值】微调框中设置“”。

单击【确定】按钮，即可完成选中段落的行间距设置。

2、设置正文格式

（1）设置正文字体格式

选中所有正文内容，切换到【开始】选项卡，在【字体】选项组中的字体下拉列表中选择“楷体GB-2312”，在【字号】下拉列表中选择“小四号”，即可完成格式设置。设置完成的格式效果如下图所示。

七、打印文档

1、打印预览

为了防止打印出来的文档与预期效果存在差距，在正式打印之前，可以先通过“打印预览”功能查看输出效果。实现打印预览的操作如下：

单击【文件】，在弹出的下拉菜单中依次执行【打印】—右侧即可预览，如下图所示。

2、打印设置

打印设置可以对打印范围、打印份数、打印内容等进行设置。本任务的打印要求为：页面范围：全部；打印份数：两份。操作步骤如下：

（1）单击【文件】，在弹出的下拉菜单中依次执行【打印】—【打印（P）】命令。

（2）在【打印】对话框中，对打印机名称、页面范围、份数、是否手动双面打印等进行设置。

八、保存文档

1、对新建文档进行保存

单击【文件】，在弹出的下拉菜单中执行【保存】命令。

弹出右图所示的【另存为】对话框，在【保存位置】对应的列表框中设置当前文档的保存路径，在【文件名】文本框中设置文档的名称，在【保存类型】列表框中选择文档的类型。设置完成后单击【保存】按钮。

技巧

按下“Ctrl+N”组合键，可快速创建新的空白文档。

按下“Ctrl+O”或“Ctrl+F12”组合键，可快速打开【打开】对话框。

按下“Ctrl+S”或“Shift+F12”组合键，可快速进行文档保存或快速打开【另存为】对话框。

按下“Ctrl+P”组合键，可快速打开【打印】对话框。

九、关闭文档与退出Word

定位到需要关闭的文档，然后执行下面任何一个操作都可关闭当前文档。

（1）单击【文件】，在左侧的下拉菜单中执行【关闭】命令。

（2）把光标放在“标题栏”的任意位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【关闭】命令。

（4）按下“Alt+F4”组合键。